Pengertian Surat Beserta Dengan Jenis – Jenis Beserta Contohnya

By

Surat merupakan sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain berisi pesan yang dapat ditulis atau di cetak di atas kertas. Sebelum berkemban nya teknologi modern seperti Handphone, Surat di anggap sebagai alat komunikasi yang sangat penting. Bahkan sampai hari ini surat merupakan sarana komunikasi yang penting baik di ruang kerja maupun kehidupan pribadi.

Kini surat sangat jarang digunakan untuk mengirim pesan pribadi oleh perseorangan karena perkembangan teknologi dan kini lebih sering digunakan pada perusahaan – perusahaan atau instansi sebagai media informasi atas . Seperti jenis surat lamaran kerja atau surat keterangan sakit.

Jenis – Jenis Surat Beserta Pengertiannya

Jenis – jenis surat terbilang banyak, akan tetapi yang populer di kalangan banyak orang hanya 2 saja yaitu Surat Resmi dan Surat Informal. Akan tetapi masih terdapat beberapa jenis surat berdasarkan isinya, formalitas, tujuan penulisan dll, seperti jenis – jenis surat di bawah ini beserta dengan pengertiannya :

  1. Surat Formal : Surat -surat ini mengikuti pola dan formalitas tertentu. Mereka dijaga ketat secara profesional, dan langsung menangani masalah yang terkait. Semua jenis surat bisnis atau surat kepada pihak berwenang berada dalam kategori yang diberikan ini.
  2. Surat Informal : Surat informal tidak perlu mengikuti pola yang ditetapkan atau mematuhi formalitas apa pun. Surat ini mengandung informasi pribadi atau percakapan tertulis. Surat-surat informal umumnya ditulis kepada teman, kenalan, kerabat dll.
  3. Surat Bisnis : Surat ini ditulis di antara koresponden bisnis, umumnya berisi informasi komersial seperti kutipan, pesanan, keluhan, klaim, surat untuk koleksi dll. Surat-surat seperti itu selalu sangat formal dan mengikuti struktur dan pola formalitas.
  4. Surat Resmi : Surat jenis ini ditulis untuk menginformasikan kantor, cabang, bawahan informasi resmi. Biasanya menyampaikan informasi resmi seperti aturan, peraturan, prosedur, acara, atau informasi lainnya. Surat resmi juga bersifat formal dan mengikuti struktur dan kesopanan tertentu.
  5. Surat Sosial : Surat pribadi yang ditulis pada acara acara khusus dikenal sebagai surat sosial. Surat ucapan selamat, surat belasungkawa, surat undangan, dll. Semuanya adalah surat sosial.
  6. Surat Edaran : Surat yang mengumumkan informasi kepada sejumlah besar orang adalah surat edaran. Surat yang sama diedarkan kepada sekelompok besar orang untuk menyesuaikan beberapa informasi penting seperti perubahan alamat, perubahan manajemen, pensiunnya pasangan, dll.
    Surat Ketenagakerjaan : Semua surat yang berkaitan dengan proses ketenagakerjaan , seperti surat bergabung, surat promosi, surat lamaran, dll.

Tips Menulis Surat

Setelah mengetahui jenis – jenis surat beserta pengertiannya, tidak ada salahnya ada mengetahui tips cara menulis surat yang benar.

Karena untuk membuat sebuah surat diperlukan beberapa tips supaya pesan di dalam surat ter sampaikan dengan baik kepada komuni kan.

1] Identifikasi jenis Huruf Surat

Ini merupakan langkah pertama dari proses penulisan surat. Anda harus dapat mengidentifikasi jenis surat yang akan Anda tulis. Hal ini bisa ditentukan oleh orang yang akan dituju surat itu dan informasi yang akan disampaikan melalui surat. Misalkan nya Anda menulis surat kepada pihak sekolah untuk meminta cuti dispensasi organisasi, ini adalah surat formal ( Jenis surat formal dengan sampel ). Namun katakanlah Anda menulis surat kepada profesor lama Anda untuk mengejar ketinggalan setelah lama. Maka ini akan menjadi surat pribadi ( informal ).

2] Pembuka dan Penutup Surat Ditulis Dengan Benar

Pembuka surat dengan cara yang benar sangat penting. Surat-surat formal dibuka dengan struktur dan sapaan khusus yang sifatnya formal. Surat-surat informal dapat dialamatkan ke nama orang tersebut atau salam informal apa pun sesuai keinginan penulis.

Bahkan ketika menutup surat, harus diingat jenis surat apa yang sedang ditulis. Surat formal berakhir dengan hormat dan tidak pribadi, sedangkan surat informal dapat berakhir dengan sentuhan yang lebih pribadi.

3] Tujuan Penulisan Surat Harus Jelas

Setelah Anda mulai menulis, pastikan untuk langsung ke intinya sesegera mungkin. Khususnya dalam surat formal, penting untuk segera memperjelas tujuan surat itu.

4] Hati-hati dengan Penggunaan Bahasa Dalam Surat

Sebuah surat selalu dianggap sopan dan penuh perhatian. Bahkan jika itu adalah surat pengaduan, intinya harus dibuat dengan hati-hati dan sopan. Jadi perlu untuk menggunakan ekspresi sopan dan bahasa sipil di semua jenis surat.

5] Isi Surat Jangan Terlalu Panjang

Dan faktor penting lainnya yang harus dipertimbangkan adalah panjangnya surat yang Anda tulis. Perlu diingat bahwa surat-surat formal pada umumnya to the point, tepat dan pendek. Surat formal yang panjang cenderung tidak memiliki efek yang diinginkan pada pembaca. Panjang surat informal ditentukan oleh pesan dalam surat dan hubungannya dengan penerima.

Bentuk – Bentuk Surat

Bentuk surat merupakan letak bagian – bagian surat yang mengatur suatu tulisan, bentuk surat hampir digunakan dalam semua jenis surat yang bersifat resmi baik kedinasan atau pribadi.

Bentuk surat yang sering digunakan oleh kalangan banyak terdapat 5 jenis, tiap – tiap surat mempunyai struktur yang berbeda tergantung dari jenis yang digunakan. Berikut adalah 5 macam bentuk surat :

  1. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk Lurus Penuh atau full block style yaitu bentuk surat yang semua penulisannya katanya full dari sebelah kiri dari mulai tanggal pembuatan surat hingga tanda tangan, terkecuali kepala surat di tengah.

Bagian-Bagian Surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang tanda tangan
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

2. Bentuk Lurus (Block Style)

Bentuk Lurus yaitu bentuk yang struktur isinya full sebelah kiri hampir sama dengan full block style hanya saja untuk tanggal pembuatan, salam penutup, nama instansi dan nama jabatan di isi sebelah kanan.

Bagian-Bagian Surat dari Bentuk Lurus (Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang tanda tangan
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

3. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Bentuk setengah lurus atau semi block style yaitu bentuk yang hampir sama dengan block style akan tetapi di setiap paragraf menjorok 1 tab atau 5 spasi.

Bagian-Bagian Surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang tanda tangan
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

4. Bentuk Lekuk (Idented Style) :

Pada jenis bentuk surat Lekuk yang berbeda hanya pada penulisan alamat, dimana penulisan alamat tidak rata atau menurun seperti tangga dan setiap alinea menjorok sama seperti semi block style.

Bagian-Bagian Surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang tanda tangan
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

5. Bentuk Menggantung (Hanging Paragraf)

Bentuk menggantung yaitu bentuk surat yang hampir sama dengan block style, hanya saja berbeda pada penulisan tiap paragraf. Dimana penulisan paragraf di setiap barisnya menjorok ke dalam.

Bagian-Bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang tanda tangan
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/ inisial

Sebenarnya bentuk – bentuk surat itu banyak, akan tetapi yang sering digunakan oleh kebanyakan orang hanya 5 jenis di atas.

Untuk Dinas atau instansi biasanya menggunakan bentuk surat Full block style, block style dan semi block style.

Itulah beberapa jenis – jenis dan bentuk bentuk surat serta pengertiannya

Tinggalkan komentar

%d blogger menyukai ini: